Doanh nghiệp của bạn đã thực hiện đúng và đủ trách nhiệm về thuế TNCN cho nhân viên và Bảo hiểm xã hội chưa? Việc hiểu rõ các quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro phạt hành chính mà còn là yếu tố then chốt để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thu hút và giữ chân nhân tài. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam toàn diện, giúp bạn nắm vững mọi nghĩa vụ cốt lõi.
Tổng quan 2 trách nhiệm cốt lõi của doanh nghiệp đối với người lao động
Khi ký kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp không chỉ có trách nhiệm trả lương mà còn phải đảm bảo hai nghĩa vụ tài chính quan trọng thay mặt người lao động. Đây là nền tảng để bảo vệ quyền lợi cho nhân viên và thể hiện sự tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Trách nhiệm 1: Khấu trừ, kê khai và nộp Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thay cho nhân viên
Doanh nghiệp đóng vai trò là tổ chức trả thu nhập, có nghĩa vụ thực hiện khấu trừ thuế TNCN tại nguồn trước khi chi trả lương cho nhân viên. Sau đó, doanh nghiệp phải thay mặt người lao động thực hiện kê khai và nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo đúng kỳ hạn quy định.
Trách nhiệm 2: Đăng ký tham gia và đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc
Doanh nghiệp phải đăng ký tham gia các loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động có hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên. Hàng tháng, doanh nghiệp có trách nhiệm trích một phần từ quỹ lương và một phần từ lương của nhân viên để đóng vào các quỹ bảo hiểm, đảm bảo các chế độ an sinh xã hội như hưu trí, thai sản, ốm đau.
Hướng dẫn chi tiết về Thuế TNCN cho nhân viên: Từ A-Z cho người phụ trách
Việc kê khai thuế TNCN cho nhân viên là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất của bộ phận kế toán – nhân sự. Hãy cùng Kỷ Nguyên Mới đi sâu vào từng khía cạnh để thực hiện chính xác.
Doanh nghiệp có bắt buộc đóng thuế TNCN thay nhân viên không? Hiểu đúng về “khấu trừ tại nguồn”
Một hiểu lầm phổ biến là “doanh nghiệp đóng thuế cho nhân viên”. Thực chất, theo quy định của Luật Thuế TNCN, doanh nghiệp không “đóng thay” mà có nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tại nguồn.
Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ tính toán số thuế phải nộp của nhân viên, trừ số tiền đó ra khỏi lương của họ và nộp vào ngân sách nhà nước. Đây là trách nhiệm bắt buộc, giúp nhà nước quản lý thuế hiệu quả hơn.
Lương bao nhiêu phải đóng thuế TNCN? Các trường hợp phải khấu trừ thuế
Về cơ bản, một cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ phải nộp thuế TNCN nếu tổng thu nhập sau khi trừ các khoản giảm trừ vượt quá 0 đồng.
Cụ thể, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế đối với nhân viên có tổng thu nhập từ 11 triệu đồng/tháng trở lên (nếu không có người phụ thuộc) sau khi đã trừ các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc và các khoản miễn thuế khác.
Cách tính thuế TNCN cho nhân viên chính xác theo biểu thuế lũy tiến từng phần
Để tính toán chính xác số thuế TNCN cho nhân viên, chúng ta cần thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: Xác định Thu nhập chịu thuế (TNCT)
TNCT = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế (VD: tiền ăn trưa không vượt quá 730.000đ/tháng, phụ cấp trang phục không quá 5.000.000đ/năm,…)
Bước 2: Xác định Thu nhập tính thuế (TNTT)
TNTT = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
Các khoản giảm trừ bao gồm:
- Giảm trừ gia cảnh cho bản thân: 11 triệu đồng/tháng.
- Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/người/tháng.
- Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN).
- Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
Bước 3: Áp dụng Biểu thuế lũy tiến từng phần
Sau khi có Thu nhập tính thuế, ta áp dụng biểu thuế suất theo từng bậc tương ứng. Đây là một trong những nội dung cốt lõi của Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế TNCN.
| Bậc | Thu nhập tính thuế/tháng (triệu đồng) | Thuế suất |
|---|---|---|
| 1 | Đến 5 | 5% |
| 2 | Trên 5 đến 10 | 10% |
| 3 | Trên 10 đến 18 | 15% |
| 4 | Trên 18 đến 32 | 20% |
| 5 | Trên 32 đến 52 | 25% |
| 6 | Trên 52 đến 80 | 30% |
| 7 | Trên 80 | 35% |
Cập nhật Mức giảm trừ gia cảnh thuế TNCN 2026 và các khoản được trừ khác
Hiện tại, mức giảm trừ gia cảnh đang được áp dụng theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 là 11 triệu đồng/tháng cho người nộp thuế và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
Dự kiến, Mức giảm trừ gia cảnh thuế TNCN 2026 có thể sẽ được điều chỉnh tăng lên để phù hợp hơn với tình hình lạm phát và chi phí sinh hoạt. Quốc hội và Chính phủ đang xem xét sửa đổi Luật Thuế TNCN, trong đó có nội dung quan trọng này. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các thông tin chính thức để áp dụng kịp thời.
Quy trình kê khai thuế TNCN cho người lao động theo tháng, quý và quyết toán năm
- Kê khai theo tháng/quý: Doanh nghiệp có tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trong tháng từ 50 triệu đồng trở lên sẽ kê khai theo tháng. Ngược lại, sẽ kê khai theo quý.
- Quyết toán thuế TNCN năm: Kết thúc năm, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế thay cho các nhân viên có ủy quyền. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán năm là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.
Nghĩa vụ Bảo hiểm xã hội (BHXH): Tấm lá chắn bảo vệ Doanh nghiệp và Người lao động
Thực hiện đúng nghĩa vụ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp và nhân viên không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là xây dựng một chính sách phúc lợi vững chắc, giúp người lao động an tâm cống hiến.
Các loại bảo hiểm bắt buộc doanh nghiệp phải đóng cho nhân viên: BHXH, BHYT, BHTN
Theo quy định, doanh nghiệp phải tham gia 3 loại bảo hiểm bắt buộc cho người lao động:
- Bảo hiểm xã hội (BHXH): Đảm bảo các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất.
- Bảo hiểm y tế (BHYT): Chi trả chi phí khám chữa bệnh cho người lao động.
- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Hỗ trợ tài chính cho người lao động khi họ mất việc làm.
Cập nhật tỷ lệ đóng bảo hiểm xã hội 2026 mới nhất cho doanh nghiệp và nhân viên
Tỷ lệ đóng bảo hiểm là một thông tin quan trọng mà cả doanh nghiệp và người lao động đều quan tâm. Dưới đây là tỷ lệ đóng dự kiến cho năm 2024-2025 và có thể tiếp tục áp dụng cho năm 2026 nếu không có thay đổi mới.
| Khoản đóng | Tỷ lệ trích từ lương NLĐ | Tỷ lệ DN đóng | Tổng cộng |
|---|---|---|---|
| BHXH (Quỹ hưu trí, tử tuất) | 8% | 14% | 22% |
| BHXH (Quỹ ốm đau, thai sản) | – | 3% | 3% |
| BHXH (Quỹ TNLĐ, BNN) | – | 0.5% | 0.5% |
| Bảo hiểm y tế (BHYT) | 1.5% | 3% | 4.5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) | 1% | 1% | 2% |
| Tổng cộng | 10.5% | 21.5% | 32% |
Lưu ý: Tỷ lệ đóng vào quỹ TNLĐ-BNN có thể là 0.3% nếu doanh nghiệp đủ điều kiện.
Mức lương tối thiểu vùng và mức lương làm căn cứ đóng BHXH
Mức lương làm căn cứ đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo hợp đồng lao động. Tuy nhiên, mức này không được thấp hơn Mức lương tối thiểu vùng và không cao hơn 20 lần mức lương cơ sở. Doanh nghiệp cần cập nhật Nghị định về lương tối thiểu vùng hàng năm để xác định mức đóng sàn chính xác.
Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới và báo tăng/giảm lao động
Khi có nhân viên mới, doanh nghiệp cần làm thủ tục báo tăng lao động với cơ quan BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực. Tương tự, khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp phải làm thủ tục báo giảm. Việc này đảm bảo quyền lợi của người lao động và tránh các khoản truy thu, lãi chậm nộp cho doanh nghiệp.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp và công cụ hỗ trợ
Trong quá trình thực hiện, có rất nhiều câu hỏi phát sinh. Tại Kỷ Nguyên Mới, với kinh nghiệm tư vấn cho hàng trăm doanh nghiệp, chúng tôi đã tổng hợp và giải đáp những vướng mắc phổ biến nhất.
Phân biệt thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế
Đây là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn.
- Thu nhập chịu thuế: Là toàn bộ thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được, chưa trừ bất kỳ khoản giảm trừ nào.
- Thu nhập tính thuế: Là phần thu nhập còn lại sau khi đã lấy Thu nhập chịu thuế trừ đi các khoản giảm trừ (giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện…). Đây là cơ sở để áp vào biểu thuế lũy tiến.
Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc cho nhân viên
- Đăng ký mã số thuế cá nhân: Doanh nghiệp có thể tổng hợp thông tin của nhân viên chưa có mã số thuế và đăng ký tập trung qua phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế.
- Đăng ký người phụ thuộc: Nhân viên nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc cho người lao động với cơ quan thuế để được tính giảm trừ gia cảnh.
Cách xử lý khi khấu trừ sai hoặc nộp chậm thuế, bảo hiểm
Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần chủ động lập hồ sơ khai bổ sung, điều chỉnh và nộp lại cho cơ quan thuế/bảo hiểm. Việc nộp chậm sẽ bị tính tiền chậm nộp theo quy định. Để tránh rủi ro, việc kiểm tra, đối chiếu sổ sách thường xuyên là vô cùng cần thiết.
Công cụ & Hướng dẫn tính thuế TNCN online nhanh chóng và chính xác
Hiện nay, có nhiều công cụ online giúp tính toán thuế TNCN một cách nhanh chóng. Bạn có thể tìm kiếm với từ khóa “Hướng dẫn tính thuế TNCN online” để sử dụng các công cụ từ những trang web uy tín. Tuy nhiên, hãy luôn đối chiếu với các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo kết quả chính xác nhất.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thuế TNCN cho nhân viên và Bảo hiểm xã hội không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Chủ động nắm vững cách tính, quy trình kê khai và thời hạn nộp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tránh rủi ro và xây dựng niềm tin vững chắc với người lao động, góp phần vào sự phát triển bền vững.
Nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu hoặc hỗ trợ về các thủ tục kê khai thuế và bảo hiểm xã hội, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới ngay hôm nay để được giải đáp!
- Địa chỉ: 145/11/1C Thạnh Xuân 52, Thạnh Xuân, Quận 12, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0937.686.222
- Zalo: 0937.686.222
