Mở rộng kinh doanh bằng cách thành lập chi nhánh là một bước tiến chiến lược, nhưng việc tìm hiểu thủ tục thành lập chi nhánh công ty trong và ngoài tỉnh với nhiều quy định phức tạp có thể là rào cản lớn. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam A-Z, hướng dẫn chi tiết từ A-Z thủ tục thành lập chi nhánh công ty trong và ngoài tỉnh theo Luật Doanh nghiệp 2020. Chúng tôi sẽ làm rõ ngay những điểm khác biệt cốt lõi về hồ sơ và nghĩa vụ thuế khi đặt chi nhánh khác tỉnh, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và tiết kiệm thời gian.
Khi nào doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh? Phân biệt rõ các lựa chọn
Khi một doanh nghiệp phát triển đến quy mô nhất định, nhu cầu mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng mới là điều tất yếu. Lúc này, ban lãnh đạo thường đứng trước các lựa chọn: thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay chỉ cần một địa điểm kinh doanh mới. Việc hiểu rõ bản chất của từng loại hình sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược phù hợp nhất.
Phân biệt chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh
Để tránh nhầm lẫn và lựa chọn đúng hình thức phù hợp với mục tiêu kinh doanh, việc phân biệt chi nhánh và địa điểm kinh doanh cũng như phân biệt chi nhánh và văn phòng đại diện là vô cùng quan trọng. Mỗi hình thức có chức năng và phạm vi hoạt động riêng biệt theo quy định của pháp luật.
| Tiêu chí | Chi nhánh | Văn phòng đại diện | Địa điểm kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Khái niệm | Là đơn vị phụ thuộc, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả kinh doanh và đại diện theo ủy quyền. | Là đơn vị phụ thuộc, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. | Là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. |
| Chức năng | Được phép kinh doanh, ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn trực tiếp. | Không được kinh doanh trực tiếp sinh lời. Chỉ thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, giao dịch, nghiên cứu thị trường. | Chỉ tiến hành hoạt động kinh doanh đã đăng ký tại một địa chỉ cụ thể, không có chức năng đại diện độc lập. |
| Hạch toán | Có thể lựa chọn hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc. | Hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ. | Luôn luôn hạch toán phụ thuộc vào công ty mẹ hoặc chi nhánh quản lý. |
| Nghĩa vụ thuế | Phải nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN (tùy hình thức hạch toán). | Không nộp lệ phí môn bài và các loại thuế phát sinh từ hoạt động kinh doanh. Chỉ nộp thuế TNCN cho nhân viên. | Phải nộp lệ phí môn bài. Kê khai thuế GTGT, TNDN phụ thuộc vào công ty mẹ. |
Chi nhánh có tư cách pháp nhân không? Trách nhiệm pháp lý của chi nhánh
Một câu hỏi thường gặp là chi nhánh có tư cách pháp nhân không. Theo Khoản 1, Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 và Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân. Mọi hoạt động của chi nhánh đều nhân danh công ty mẹ.
Công ty mẹ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh. Người đứng đầu chi nhánh chỉ quản lý và điều hành hoạt động của chi nhánh theo sự ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của công ty.
Lựa chọn chiến lược: Hạch toán độc lập hay phụ thuộc?
Đây là một quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán và nghĩa vụ thuế của chi nhánh. Việc lựa chọn hạch toán độc lập hay phụ thuộc của chi nhánh cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
- Hạch toán phụ thuộc: Mọi hoạt động tài chính, hóa đơn, chứng từ đều được chuyển về và xử lý tập trung tại trụ sở chính. Chi nhánh chỉ cần nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT (nếu khác tỉnh) và thuế TNCN. Cuối năm, công ty mẹ sẽ tổng hợp và quyết toán thuế TNDN. Đây là hình thức phổ biến và đơn giản hơn.
- Hạch toán độc lập: Chi nhánh hoạt động như một đơn vị kinh tế gần như độc lập, có con dấu, tài khoản ngân hàng riêng, tự xuất hóa đơn và tự kê khai, nộp các loại thuế (môn bài, GTGT, TNDN) tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hình thức này phù hợp với các chi nhánh có quy mô lớn, hoạt động ở xa và cần sự chủ động cao.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để thành lập chi nhánh
Để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ các điều kiện và chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định.
Điều kiện thành lập chi nhánh cập nhật theo Luật Doanh nghiệp 2020
Theo quy định thành lập chi nhánh công ty, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đang hoạt động: Công ty mẹ phải có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực và không trong tình trạng giải thể.
- Tên chi nhánh: Tên chi nhánh phải được viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.
- Ngành, nghề kinh doanh: Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp và nằm trong danh mục ngành, nghề đã đăng ký của công ty mẹ.
- Trụ sở chi nhánh: Phải có địa chỉ rõ ràng, hợp pháp, không được đặt tại nhà chung cư (trừ phần diện tích được quy hoạch làm văn phòng) hoặc nhà tập thể.
- Người đứng đầu chi nhánh: Phải là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp.
Mẫu hồ sơ thành lập chi nhánh công ty đầy đủ (Chung cho công ty TNHH và Cổ phần)
Một bộ hồ sơ thành lập chi nhánh công ty tiêu chuẩn bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu Phụ lục II-7, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên) hoặc của Hội đồng thành viên (công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc của Hội đồng quản trị (công ty cổ phần).
- Bản sao hợp lệ Biên bản họp hội đồng thành viên/quản trị về việc thành lập chi nhánh.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Bản sao hợp lệ Giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/CMND/hộ chiếu) của người đứng đầu chi nhánh.
- Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.
Điểm khác biệt trong hồ sơ khi thành lập chi nhánh ngoài tỉnh
Về cơ bản, hồ sơ khi thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh không khác biệt so với cùng tỉnh tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn nhất nằm ở các thủ tục về thuế sau khi được cấp phép.
Cụ thể, chi nhánh khác tỉnh sẽ do một Cục Thuế địa phương khác quản lý. Do đó, sau khi có giấy phép, chi nhánh phải tiến hành các thủ tục đăng ký thuế ban đầu với cơ quan thuế tại tỉnh/thành phố nơi đặt chi nhánh, đặc biệt là việc kê khai và nộp thuế môn bài và thuế GTGT.
Hướng dẫn quy trình, thủ tục thành lập chi nhánh từ A-Z
Quy trình đăng ký hoạt động chi nhánh đã được chuẩn hóa và có thể thực hiện khá nhanh chóng nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ và các quyết định nội bộ
Doanh nghiệp tiến hành soạn thảo và hoàn thiện bộ hồ sơ như đã liệt kê ở trên. Đây là bước quan trọng nhất, cần đảm bảo mọi thông tin chính xác, thống nhất và hợp lệ.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo hai cách:
- Nộp trực tiếp: Người đại diện hoặc người được ủy quyền mang hồ sơ giấy đến nộp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chi nhánh.
- Nộp trực tuyến: Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số công cộng để nộp hồ sơ qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích vì sự tiện lợi và nhanh chóng.
Bước 3: Thời gian nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh
Thời gian thành lập chi nhánh công ty theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Bước 4: Khắc dấu và thông báo mẫu dấu cho chi nhánh (nếu có)
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền quyết định về việc sử dụng con dấu. Nếu chi nhánh cần có con dấu riêng để thuận tiện giao dịch, doanh nghiệp sẽ tiến hành khắc dấu và thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia. Chi nhánh có cần con dấu riêng không là tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của công ty mẹ.
Bước 5: Công bố nội dung đăng ký hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia
Sau khi được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng bố cáo thành lập chi nhánh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày.
Các thủ tục quan trọng cần thực hiện ngay sau khi thành lập chi nhánh
Hoàn tất việc đăng ký chỉ là bước khởi đầu. Để chi nhánh chính thức đi vào hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các thủ tục sau khi thành lập chi nhánh công ty.
Kê khai và nộp lệ phí môn bài cho chi nhánh
Đây là nghĩa vụ bắt buộc. Chi nhánh phải nộp tờ khai lệ phí môn bài cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và nộp tiền lệ phí theo quy định. Mức nộp là 1.000.000 đồng/năm. Nếu thành lập trong 6 tháng cuối năm, chi nhánh chỉ cần nộp 50% mức phí cho năm đó.
Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số
Chi nhánh cần mở tài khoản ngân hàng riêng để thuận tiện cho các giao dịch tài chính. Đồng thời, việc đăng ký chữ ký số là cần thiết để thực hiện các giao dịch điện tử như nộp tờ khai thuế, bảo hiểm xã hội qua mạng.
Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử (GTGT)
Nếu chi nhánh có hoạt động kinh doanh và xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần làm thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Tùy thuộc vào hình thức hạch toán, chi nhánh có thể sử dụng hóa đơn riêng hoặc sử dụng chung với công ty mẹ.
Treo biển hiệu tại trụ sở chi nhánh
Chi nhánh phải treo biển hiệu tại trụ sở đã đăng ký. Biển hiệu phải có đầy đủ các thông tin: tên công ty mẹ, tên chi nhánh, địa chỉ, số điện thoại.
Chi phí và lệ phí thành lập chi nhánh công ty là bao nhiêu?
Chi phí thành lập chi nhánh công ty bao gồm lệ phí nhà nước và các khoản chi phí dịch vụ khác.
Lệ phí nhà nước bắt buộc
- Lệ phí thành lập chi nhánh công ty tại Phòng Đăng ký kinh doanh: 50.000 VNĐ/lần (đối với hồ sơ nộp trực tiếp).
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ/lần.
- Lệ phí môn bài: 1.000.000 VNĐ/năm.
Các chi phí khác (Phí khắc dấu, chữ ký số, hóa đơn điện tử, dịch vụ)
- Phí khắc con dấu (nếu có): Khoảng 400.000 – 600.000 VNĐ.
- Phí mua chữ ký số (token): Khoảng 1.200.000 – 3.000.000 VNĐ tùy nhà cung cấp và thời hạn.
- Phí khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử: Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ.
- Phí dịch vụ thành lập chi nhánh (nếu sử dụng): Chi phí này sẽ thay đổi tùy thuộc vào gói dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn.
Việc thành lập chi nhánh trong hay ngoài tỉnh đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý. Nắm vững sự khác biệt giữa hai hình thức, đặc biệt về thủ tục thuế và lựa chọn hạch toán, là chìa khóa giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động một cách hợp pháp, hiệu quả và tránh được các rủi ro không đáng có, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển. Nắm rõ thủ tục thành lập chi nhánh công ty trong và ngoài tỉnh sẽ giúp doanh nghiệp chủ động và tiết kiệm thời gian.
Bạn vẫn còn thắc mắc về quy trình hoặc cần hỗ trợ để hoàn tất thủ tục nhanh chóng? Với kinh nghiệm vững vàng trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh trọn gói chuyên nghiệp!
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 145/11/1C Thạnh Xuân 52, Thạnh Xuân, Quận 12, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0937.686.222
