Việc thay đổi người đại diện pháp luật là một thủ tục hành chính trọng yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động và giao dịch của công ty. Thực hiện sai quy trình không chỉ gây gián đoạn kinh doanh mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Hiểu được nỗi lo này, bài viết sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng Luật Doanh nghiệp 2020.
Thay đổi người đại diện có thể xuất phát từ nhiều lý do: tái cấu trúc nhân sự, người cũ từ nhiệm, hoặc chiến lược kinh doanh mới. Dù nguyên nhân là gì, việc nắm vững quy trình sẽ giúp bạn chủ động và tiết kiệm thời gian, công sức.
Toàn cảnh quy trình 4 bước thay đổi người đại diện pháp luật mới nhất
Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan, quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thực hiện qua 4 bước cốt lõi sau:
- Bước 1: Tổ chức họp và thông qua quyết định về việc thay đổi.
- Bước 2: Soạn thảo và chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định.
- Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và thực hiện các công việc sau thay đổi.
Dưới đây, chúng ta sẽ đi sâu vào từng bước để bạn có thể tự tin thực hiện.
Bước 1: Ra quyết định và tổ chức họp thông qua việc thay đổi
Đây là bước khởi đầu, mang tính pháp lý nội bộ của doanh nghiệp. Tùy vào loại hình công ty, cơ quan có thẩm quyền ra quyết định sẽ khác nhau:
- Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Hội đồng thành viên tổ chức họp, ra quyết định và lập biên bản họp về việc thay đổi.
- Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: Chủ sở hữu công ty ra quyết định bằng văn bản.
- Đối với Công ty Cổ phần: Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (tùy theo điều lệ công ty) sẽ họp và ra nghị quyết/quyết định.
Nội dung của Quyết định và Biên bản họp cần ghi rõ thông tin của người đại diện cũ, thông tin người đại diện mới và thời điểm thay đổi có hiệu lực.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật đầy đủ
Sau khi có quyết định nội bộ, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh để nộp lên cơ quan nhà nước. Đây là bước quan trọng nhất, quyết định việc thủ tục có được xử lý nhanh chóng hay không.
Một bộ hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật đầy đủ sẽ bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu Phụ lục II-2, ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên) hoặc Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần).
- Bản sao công chứng các giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện mới:
- Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD).
- Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài).
- Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật mới).
Bước 3: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (Phòng Đăng ký kinh doanh)
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tuyến (Online): Đây là hình thức được khuyến khích. Bạn sẽ nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
- Nộp trực tiếp (Offline): Người đại diện hoặc người được ủy quyền mang bộ hồ sơ giấy đến nộp tại bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
Bước 4: Nhận kết quả và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và xử lý. Nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đã cập nhật thông tin người đại diện pháp luật.
Nếu hồ sơ có sai sót, cơ quan sẽ ra thông báo bằng văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Bạn cần thực hiện theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ.
Chi tiết hồ sơ, chi phí và thời gian cần biết để chủ động
Để quá trình thay đổi đại diện doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, bạn cần nắm rõ các thông tin chi tiết về giấy tờ, lệ phí và lộ trình thời gian.
Checklist hồ sơ thay đổi đại diện doanh nghiệp (kèm mẫu tham khảo)
Để đảm bảo không thiếu sót, hãy kiểm tra kỹ bộ hồ sơ theo checklist sau:
- [ ] Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-2).
- [ ] Mẫu quyết định thay đổi người đại diện pháp luật: Cần có các nội dung chính như thông tin công ty, căn cứ pháp lý, thông tin người đại diện cũ và mới, điều khoản thi hành.
- [ ] Biên bản họp (nếu là công ty TNHH 2 TV hoặc Cổ phần): Ghi nhận đầy đủ ý kiến và tỷ lệ biểu quyết tán thành việc thay đổi.
- [ ] Bản sao y công chứng CCCD/Hộ chiếu của người đại diện mới (không quá 6 tháng).
- [ ] Giấy ủy quyền và bản sao CCCD của người đi nộp hồ sơ (nếu có).
Chi phí thay đổi người đại diện pháp luật hết bao nhiêu?
Tổng chi phí thay đổi người đại diện pháp luật bao gồm các khoản sau:
- Lệ phí nhà nước:
- Phí nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT: 50.000 VNĐ/lần.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia: 100.000 VNĐ/lần.
- Phí dịch vụ (tùy chọn): Nếu bạn sử dụng dịch vụ của các đơn vị tư vấn pháp lý như Kỷ Nguyên Mới, chi phí sẽ trọn gói, bao gồm phí soạn hồ sơ, nộp và nhận kết quả. Mức phí này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ chính xác ngay từ đầu.
Thay đổi người đại diện pháp luật mất bao lâu? Lộ trình cụ thể
Tổng thời gian cho thủ tục này thường dao động từ 4 đến 6 ngày làm việc, cụ thể:
- Soạn thảo hồ sơ: 01 ngày.
- Nộp và chờ xử lý tại Sở KH&ĐT: 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Như vậy, nếu chuẩn bị hồ sơ tốt, bạn có thể hoàn tất việc đổi giám đốc công ty trên giấy tờ trong vòng một tuần.
5 việc quan trọng cần làm ngay sau khi có Giấy phép kinh doanh mới
Hoàn tất thủ tục tại Sở KH&ĐT mới chỉ là một nửa chặng đường. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và tuân thủ pháp luật, bạn cần thực hiện ngay 5 công việc sau:
1. Cập nhật thông tin với Cơ quan Thuế và Bảo hiểm xã hội
Thông tin người đại diện pháp luật sẽ được tự động đồng bộ từ Sở KH&ĐT sang hệ thống của cơ quan thuế. Tuy nhiên, bạn cần chủ động cập nhật lại thông tin Chữ ký số (USB Token) theo người đại diện mới để thực hiện các giao dịch như nộp tờ khai, nộp thuế điện tử.
2. Thông báo cho Ngân hàng để thay đổi thông tin chủ tài khoản
Đây là việc cực kỳ quan trọng. Người đại diện mới cần mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và giấy tờ cá nhân đến ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để thay đổi thông tin chủ tài khoản, mẫu dấu và chữ ký. Nếu không, mọi giao dịch ngân hàng sẽ bị đình trệ.
3. Điều chỉnh thông tin trên các Hóa đơn, Hợp đồng và Chữ ký số
- Hóa đơn điện tử: Cập nhật thông tin người đại diện trên các mẫu hóa đơn mới.
- Hợp đồng: Các hợp đồng ký kết sau thời điểm thay đổi phải do người đại diện mới ký tên và đóng dấu.
- Chữ ký số: Liên hệ nhà cung cấp để cập nhật thông tin chủ thể của chữ ký số.
4. Thông báo chính thức đến các đối tác, khách hàng quan trọng
Gửi thông báo chính thức bằng văn bản hoặc email đến các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng thân thiết về việc thay đổi nhân sự cấp cao này. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch và giúp duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp.
5. Cập nhật các giấy phép con có liên quan (nếu có)
Nếu công ty của bạn hoạt động trong các ngành nghề kinh doanh có điều kiện và các giấy phép con (giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép kinh doanh lữ hành,…) có ghi tên người đại diện pháp luật, bạn bắt buộc phải làm thủ tục cập nhật thông tin trên các giấy phép này.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp khi đổi Giám đốc công ty
Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới đã tổng hợp một số thắc mắc phổ biến nhất.
Người đại diện pháp luật mới có cần đáp ứng điều kiện gì không?
Có. Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp (ví dụ: cán bộ, công chức, viên chức; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự…).
Phân biệt vai trò Giám đốc và Người đại diện theo pháp luật?
Giám đốc/Tổng Giám đốc là một chức danh quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày. Người đại diện theo pháp luật là chức danh đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, nhân danh công ty trước pháp luật.
Một người có thể kiêm nhiệm cả hai chức danh, nhưng cũng có thể đây là hai người khác nhau. Điều này do điều lệ công ty quy định.
Trách nhiệm của người đại diện cũ sẽ chấm dứt như thế nào?
Người đại diện cũ vẫn phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các nghĩa vụ và sai phạm phát sinh trong thời gian họ còn đương nhiệm. Trách nhiệm của họ sẽ chấm dứt đối với các giao dịch phát sinh kể từ thời điểm người đại diện mới được cập nhật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Có bắt buộc phải khắc lại con dấu công ty sau khi thay đổi không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Vì vậy, nếu trên con dấu cũ không có thông tin về tên người đại diện pháp luật, bạn không bắt buộc phải khắc lại con dấu mới.
Việc thay đổi người đại diện pháp luật không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là bước ngoặt quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ chặt chẽ quy trình đã nêu, chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và hoàn tất các công việc sau thay đổi, công ty của bạn sẽ đảm bảo được tính liên tục, ổn định trong hoạt động, đồng thời củng cố nền tảng pháp lý vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
Bạn cần hỗ trợ thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật nhanh chóng, trọn gói và không phát sinh chi phí? Liên hệ ngay với Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới để được tư vấn miễn phí bởi đội ngũ chuyên gia pháp lý hàng đầu!
- Địa chỉ: 145/11/1C Thạnh Xuân 52, Thạnh Xuân, Quận 12, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0937.686.222
- Zalo: 0937.686.222
