Việc kê khai và nộp báo cáo thuế quý là nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Để giúp các kế toán viên, kế toán trưởng và chủ doanh nghiệp tránh các khoản phạt không đáng có và đảm bảo tuân thủ đúng quy định, bài viết này sẽ tổng hợp đầy đủ các loại báo cáo thuế quý phổ biến nhất. Đồng thời, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện kê khai trên phần mềm HTKK và nộp qua mạng, cập nhật chính xác thời hạn nộp cho từng loại tờ khai theo quy định mới nhất.
4 Loại báo cáo thuế quý doanh nghiệp bắt buộc phải nộp
Hàng quý, doanh nghiệp cần hoàn thành một số nghĩa vụ kê khai và nộp thuế quan trọng. Việc nắm rõ báo cáo thuế quý bao gồm những gì là bước đầu tiên để đảm bảo tuân thủ. Dưới đây là 4 loại báo cáo và nghĩa vụ cốt lõi mà bộ phận kế toán cần đặc biệt lưu ý.
1. Tờ khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo quý – Mẫu 01/GTGT
Tờ khai thuế GTGT là báo cáo quan trọng nhất trong kỳ báo cáo quý. Doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai theo quý sẽ sử dụng Tờ khai 01/GTGT để tổng hợp toàn bộ hóa đơn, chứng từ đầu vào và đầu ra phát sinh trong quý.
Mục đích của tờ khai này là để xác định số thuế GTGT đầu ra phải nộp, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, và cuối cùng là số thuế phải nộp hoặc số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau. Việc kê khai chính xác và đầy đủ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và tuân thủ pháp luật về Thuế GTGT.
2. Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) theo quý – Mẫu 05/KK-TNCN
Nếu trong quý, doanh nghiệp có phát sinh chi trả lương, thưởng, hoặc các khoản thu nhập khác cho người lao động và có thực hiện khấu trừ thuế TNCN, thì bắt buộc phải nộp tờ khai này. Việc kê khai thuế TNCN theo quý được thực hiện trên Tờ khai 05/KK-TNCN.
Tờ khai này tổng hợp toàn bộ số thuế TNCN đã khấu trừ từ tiền lương, tiền công của người lao động trong quý. Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp tờ khai và số tiền thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước đúng hạn. Đây là nghĩa vụ quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động khi thực hiện quyết toán thuế cuối năm.
3. Tiền thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính quý
Khác với thuế GTGT và TNCN, doanh nghiệp không phải nộp tờ khai tạm tính thuế TNDN quý. Thay vào đó, doanh nghiệp phải tự xác định số tiền thuế TNDN tạm tính phải nộp hàng quý dựa trên kết quả kinh doanh của quý đó.
Số tiền thuế tạm nộp sẽ được trừ vào số thuế TNDN phải nộp khi quyết toán năm. Theo quy định của Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tổng số thuế TNDN đã tạm nộp của 4 quý không được thấp hơn 80% số thuế TNDN phải nộp theo quyết toán năm. Nếu nộp thiếu, doanh nghiệp sẽ bị tính tiền chậm nộp.
4. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý – Mẫu BC26/HĐG
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn áp dụng cho các doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải báo cáo về việc sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ (nếu còn sử dụng). Mẫu báo cáo phổ biến là Mẫu BC26/HĐG.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng kể từ khi triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hầu hết các doanh nghiệp không còn phải nộp báo cáo này hàng quý, trừ một số trường hợp đặc thù. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định hiện hành và loại hóa đơn mình đang sử dụng để xác định nghĩa vụ này.
Đối tượng nào phải thực hiện báo cáo thuế theo quý?
Không phải tất cả doanh nghiệp đều thực hiện báo cáo thuế quý. Việc xác định kỳ kê khai (tháng hay quý) phụ thuộc vào doanh thu và loại hình doanh nghiệp. Nắm rõ doanh nghiệp nào phải nộp báo cáo thuế theo quý sẽ giúp bạn lựa chọn đúng kỳ kê khai ngay từ đầu.
Tiêu chí xác định doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý
Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, đối tượng được kê khai thuế GTGT theo quý bao gồm:
- Doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống.
- Doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh được lựa chọn kê khai thuế GTGT theo quý.
Việc xác định kỳ kê khai (tháng hoặc quý) sẽ được giữ ổn định trọn năm dương lịch.
Quy định về việc kê khai thuế TNCN theo quý
Tương tự thuế GTGT, việc kê khai thuế TNCN theo quý cũng áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý. Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng thì cũng phải kê khai thuế TNCN theo tháng, bất kể trong kỳ có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
Doanh nghiệp mới thành lập kê khai theo quý hay theo tháng?
Doanh nghiệp mới thành lập được quyền lựa chọn kê khai thuế GTGT theo quý. Sau khi hoạt động đủ 12 tháng, từ năm dương lịch tiếp theo, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào doanh thu của năm trước liền kề (đủ 12 tháng) để xác định kỳ kê khai cho các năm sau.
Ví dụ: Công ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới thành lập vào tháng 03/2024. Trong năm 2024 và 2025, công ty sẽ thực hiện kê khai thuế theo quý. Dựa trên doanh thu cả năm 2025, công ty sẽ xác định kỳ kê khai cho năm 2026.
Hướng dẫn chi tiết cách lập và nộp báo cáo thuế quý
Quy trình cách làm báo cáo thuế quý bao gồm 4 bước chính, từ khâu chuẩn bị chứng từ đến khi hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Dưới đây là hướng dẫn làm báo cáo thuế quý chi tiết mà đội ngũ chuyên gia tại Kỷ Nguyên Mới đã tổng hợp.
Bước 1: Chuẩn bị và tập hợp hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quý
Đây là bước nền tảng và quan trọng nhất. Kế toán viên cần:
- Tập hợp đầy đủ hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra phát sinh trong kỳ.
- Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn (đúng thông tin, chữ ký số, ngày tháng,…).
- Thu thập bảng lương, các chứng từ chi trả thu nhập cho người lao động.
- Tập hợp các chứng từ ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bước 2: Lập các tờ khai trên phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK)
Phần mềm HTKK là công cụ không thể thiếu của mỗi kế toán viên.
- Cài đặt và cập nhật HTKK: Luôn đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản HTKK mới nhất để các mẫu tờ khai tuân thủ quy định hiện hành.
- Nhập dữ liệu:
- Đối với tờ khai GTGT (01/GTGT): Nhập liệu vào các phụ lục mua vào, bán ra. Phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu lên tờ khai chính.
- Đối với tờ khai TNCN (05/KK-TNCN): Nhập thông tin của từng cá nhân nhận thu nhập và số thuế đã khấu trừ.
- Đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/HĐG): Nhập thông tin về số hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ.
- Kiểm tra và ghi: Sau khi nhập xong, nhấn nút “Ghi” để phần mềm lưu dữ liệu và kiểm tra lỗi. Nếu có lỗi (thường được bôi đỏ), bạn cần chỉnh sửa cho chính xác.
Bước 3: Kết xuất file XML và nộp tờ khai qua Cổng Thuế điện tử
Sau khi các tờ khai đã chính xác và không còn báo lỗi:
- Nhấn nút “Kết xuất XML” để xuất file tờ khai ra định dạng .xml.
- Đăng nhập vào Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).
- Vào mục “Khai thuế”, chọn “Nộp tờ khai XML” và tải file đã kết xuất ở bước trên lên.
- Ký điện tử bằng chữ ký số (token) và nhấn “Nộp tờ khai”. Hệ thống sẽ trả về thông báo xác nhận đã nộp thành công.
Bước 4: Lập giấy nộp tiền và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế (nếu có phát sinh)
Nếu sau khi kê khai có phát sinh số thuế phải nộp (GTGT, TNCN, TNDN tạm tính), bạn cần:
- Lập giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử.
- Điền đầy đủ thông tin về loại thuế, mã chương, mã tiểu mục, kỳ tính thuế và số tiền phải nộp.
- Ký điện tử và gửi giấy nộp tiền. Ngân hàng sẽ tự động trích tiền từ tài khoản doanh nghiệp để nộp cho cơ quan thuế.
Thời hạn nộp báo cáo thuế quý và mức phạt khi chậm nộp
Tuân thủ hạn nộp báo cáo thuế là yêu cầu bắt buộc. Chậm trễ dù chỉ một ngày cũng có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các khoản phạt không đáng có.
Quy định về thời hạn nộp các loại báo cáo thuế quý
Thời hạn nộp báo cáo thuế quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế. Cụ thể:
- Quý I: Hạn chót là ngày 30/04.
- Quý II: Hạn chót là ngày 31/07.
- Quý III: Hạn chót là ngày 31/10.
- Quý IV: Hạn chót là ngày 31/01 của năm sau.
Lưu ý: Nếu hạn nộp trùng vào ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định, thì thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Mức phạt vi phạm hành chính khi nộp chậm tờ khai thuế
Theo quy định hiện hành, mức phạt chậm nộp tờ khai thuế được áp dụng theo từng mức độ vi phạm. Cụ thể:
- Phạt cảnh cáo: Nộp chậm từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ: Nộp chậm từ 01 đến 30 ngày.
- Phạt tiền từ 5.000.000 – 8.000.000 VNĐ: Nộp chậm từ 31 đến 60 ngày.
- Phạt tiền từ 8.000.000 – 15.000.000 VNĐ: Nộp chậm từ 61 đến 90 ngày.
- Phạt tiền từ 15.000.000 – 25.000.000 VNĐ: Nộp chậm trên 90 ngày nhưng không phát sinh số thuế phải nộp, hoặc nộp sau khi đã có quyết định thanh tra, kiểm tra.
Cách tính tiền chậm nộp thuế doanh nghiệp phải biết
Ngoài tiền phạt vi phạm hành chính, nếu doanh nghiệp chậm nộp số tiền thuế phải nộp, sẽ bị tính tiền chậm nộp. Mức tính tiền phạt chậm nộp là 0.03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
Công thức:
Tiền chậm nộp = Số tiền thuế chậm nộp x 0.03% x Số ngày chậm nộp
Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp nhỏ và vừa, chúng tôi tại Kỷ Nguyên Mới nhận thấy rằng sai sót về thời hạn là một trong những lỗi phổ biến nhất. Do đó, các kế toán trưởng và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm đến vấn đề này.
Tóm lại, việc nắm vững các loại báo cáo, đối tượng áp dụng, quy trình thực hiện và đặc biệt là thời hạn nộp báo cáo thuế quý là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế. Việc chủ động chuẩn bị hồ sơ, sử dụng thành thạo phần mềm HTKK báo cáo thuế quý và cổng Thuế điện tử sẽ giúp quá trình này trở nên nhanh chóng, chính xác và tránh được các rủi ro pháp lý không cần thiết.
Nếu bạn cần một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để xử lý các vấn đề về báo cáo thuế một cách chính xác và hiệu quả, hãy liên hệ ngay với Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới để được tư vấn và hỗ trợ toàn diện!
- Địa chỉ: 145/11/1C Thạnh Xuân 52, Thạnh Xuân, Quận 12, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0937.686.222
- Zalo: 0937.686.222
