Đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu là việc doanh nghiệp mới phải hoàn tất trước khi lập và phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ. Doanh nghiệp cần có mã số thuế đang hoạt động, chữ ký số, tài khoản Thuế điện tử, phần mềm hóa đơn điện tử và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên thuedientu.gdt.gov.vn.
Bài viết cập nhật theo quy định hiện hành tính đến 10/2026, tập trung vào cách đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu, xử lý phản hồi cơ quan thuế và chuẩn bị trước khi doanh nghiệp mới xuất hóa đơn đầu tiên.
Đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu: việc cần làm trước khi doanh nghiệp mới xuất hóa đơn
Đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu là thủ tục doanh nghiệp gửi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Chỉ khi nhận thông báo chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp mới được lập hóa đơn, ký số hóa đơn và phát hành hóa đơn điện tử.
Với doanh nghiệp mới thành lập, đây là bước thực tế rất quan trọng sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế và tài khoản thuế điện tử. Nếu bỏ qua hoặc xuất hóa đơn trước khi được chấp nhận, hóa đơn có thể không hợp lệ, gây rủi ro khi kê khai, hạch toán và giải trình thuế.
Ai phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử phải đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng. Với doanh nghiệp mới thành lập, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế là bước bắt buộc nếu có nhu cầu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và xuất hóa đơn.
Nhóm thường cần thực hiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu gồm:
• Công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân mới thành lập.
• Chi nhánh, địa điểm kinh doanh có phát sinh lập hóa đơn riêng.
• Hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy hoặc hệ thống cũ sang hóa đơn điện tử theo quy định.
• Đơn vị cần dùng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã.
Với khách hàng mới, Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới thường kiểm tra trước trạng thái mã số thuế, ngành nghề, phương pháp tính thuế và nhu cầu xuất hóa đơn để chọn đúng loại hóa đơn ngay từ đầu.
Doanh nghiệp mới thành lập đăng ký hóa đơn điện tử khi nào
Doanh nghiệp mới thành lập nên đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu ngay khi đã có mã số thuế hoạt động, chữ ký số còn hiệu lực và tài khoản thuế điện tử. Nếu sắp ký hợp đồng, nhận thanh toán hoặc giao hàng, nên hoàn tất trước để tránh chậm xuất hóa đơn.
Thời điểm phù hợp:
| Tình huống | Nên làm gì |
|---|---|
| Mới nhận giấy phép kinh doanh | Mua chữ ký số, đăng ký tài khoản thuế điện tử |
| Sắp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ | Nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT |
| Đã chọn phần mềm hóa đơn | Kết nối, khai đúng thông tin trên mẫu 01 |
| Đã được cơ quan thuế chấp nhận | Bắt đầu lập hóa đơn điện tử đầu tiên |
Doanh nghiệp mới chưa có doanh thu chưa nhất thiết phải xuất hóa đơn ngay, nhưng nên chuẩn bị sớm nếu đã có kế hoạch bán hàng. Song song đó, kế toán nên chuẩn bị nghĩa vụ ban đầu như nộp lệ phí môn bài 2026 để tránh sót hạn.
Hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử ra sao
Hộ kinh doanh chuyển lên doanh nghiệp cần đăng ký hóa đơn điện tử theo mã số thuế doanh nghiệp mới, không dùng thông tin hóa đơn của hộ cũ cho pháp nhân mới. Đây là điểm nhiều đơn vị bị nhầm khi bắt đầu vận hành công ty sau chuyển đổi.
Việc cần làm:
• Kiểm tra mã số thuế doanh nghiệp mới đã hoạt động.
• Chuẩn hóa tên công ty, địa chỉ, người đại diện pháp luật.
• Đăng ký tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp.
• Chọn hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo phương pháp tính thuế.
• Nộp mẫu 01 đăng ký hóa đơn điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
Nếu hộ kinh doanh từng dùng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp mới vẫn phải nộp tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử riêng. Cơ quan thuế xét theo thông tin pháp nhân mới, không tự động kế thừa toàn bộ hồ sơ hộ kinh doanh.
Căn cứ pháp lý cần nêu: Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC
Căn cứ chính cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đây là nền tảng pháp lý quy định về hóa đơn, chứng từ, mẫu đăng ký, phương thức chuyển dữ liệu và việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã.
Doanh nghiệp nên nắm 4 ý chính:
• Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử quan trọng.
• Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp mới được sử dụng hóa đơn điện tử theo nội dung đã đăng ký.
Thông tin trên cổng Tổng cục Thuế, Cục Thuế và Chi cục Thuế quản lý trực tiếp là nguồn nên kiểm tra khi có thay đổi hệ thống hoặc biểu mẫu.
Phân biệt đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu và phát hành hóa đơn điện tử lần đầu
Đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu là bước nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để cơ quan thuế chấp nhận doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Phát hành hóa đơn điện tử lần đầu là việc lập, ký số và gửi hóa đơn đầu tiên cho người mua sau khi đã được chấp nhận.
Phân biệt nhanh:
| Nội dung | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đăng ký lần đầu | Xin sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế |
| Phát hành lần đầu | Lập và gửi hóa đơn điện tử đầu tiên |
| Mẫu chính | Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT |
| Điều kiện phát hành | Có thông báo chấp nhận đăng ký |
| Rủi ro nếu làm sai | Bị từ chối, hóa đơn không hợp lệ, phải xử lý sai sót |
Hiện nay, doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo cách cũ như thời hóa đơn giấy. Trọng tâm là đăng ký đúng mẫu 01, đúng loại hóa đơn và đúng phương thức chuyển dữ liệu.
Điều kiện cần có trước khi nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Trước khi nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp cần có đủ mã số thuế hoạt động, chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và phần mềm hóa đơn điện tử. Chuẩn bị thiếu một trong các điều kiện này dễ làm hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu bị chậm hoặc bị từ chối.
Mã số thuế, trạng thái doanh nghiệp, thông tin người đại diện
Mã số thuế phải ở trạng thái đang hoạt động và thông tin doanh nghiệp phải khớp với dữ liệu đăng ký thuế. Tên công ty, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật và cơ quan thuế quản lý cần thống nhất trước khi lập mẫu đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu.
Nên kiểm tra:
• Tên doanh nghiệp đầy đủ, đúng dấu tiếng Việt.
• Mã số thuế đúng 10 hoặc 13 số nếu là đơn vị phụ thuộc.
• Địa chỉ trụ sở đúng theo giấy phép và dữ liệu thuế.
• Người đại diện pháp luật đúng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp đúng Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế.
Nếu doanh nghiệp mới thay đổi địa chỉ, người đại diện hoặc trạng thái thuế chưa cập nhật, nên xử lý trước rồi mới nộp mẫu 01 ĐKTĐ HĐĐT.
Chữ ký số, chứng thư số: đăng ký hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không
Đăng ký hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không? Có. Doanh nghiệp cần chữ ký số hoặc chứng thư số hợp lệ để ký và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên Thuế điện tử, đồng thời dùng để ký số hóa đơn khi phát hành.
Chữ ký số cần đáp ứng:
• Còn thời hạn sử dụng.
• Đã cài driver/token hoặc ký số từ xa theo nhà cung cấp.
• Thông tin mã số thuế trên chứng thư số khớp doanh nghiệp.
• Được hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn nhận diện khi nộp hồ sơ.
Một chữ ký số thường có thể dùng cho nộp thuế điện tử, kê khai thuế, đăng ký hóa đơn điện tử và ký số hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên kiểm tra gói dịch vụ và quyền ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.
Tài khoản thuế điện tử trên thuedientu.gdt.gov.vn
Tài khoản thuế điện tử là tài khoản doanh nghiệp dùng để đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn, nộp tờ khai, nộp thuế, tra cứu thông báo và đăng ký hóa đơn điện tử trên thuế điện tử. Không có tài khoản này, doanh nghiệp khó hoàn tất đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng.
Thông tin cần có khi đăng nhập:
• Mã số thuế doanh nghiệp.
• Mật khẩu tài khoản thuế điện tử.
• Chữ ký số để ký nộp hồ sơ.
• Máy tính có trình duyệt tương thích, phần mềm ký số nếu cần.
Sau khi có tài khoản, kế toán nên kiểm tra thêm nghĩa vụ kê khai thuế GTGT vì dữ liệu hóa đơn điện tử liên quan trực tiếp đến đầu ra, đầu vào và kỳ kê khai.
Phần mềm hóa đơn điện tử hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần có phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử trước khi phát hành hóa đơn. Phần mềm phải hỗ trợ lập hóa đơn, ký số hóa đơn, gửi dữ liệu hóa đơn điện tử và tra cứu hóa đơn điện tử.
Tiêu chí tối thiểu:
• Kết nối được với cơ quan thuế.
• Hỗ trợ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu doanh nghiệp đăng ký loại này.
• Có chức năng xử lý sai sót hóa đơn điện tử.
• Dễ xuất file, tra cứu, gửi email cho khách hàng.
• Có hỗ trợ kỹ thuật khi bị lỗi gửi dữ liệu hoặc lỗi nhận mã.
Với doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, siêu thị, mô hình bán hàng trực tiếp có thể cần xem thêm Hóa đơn máy tính tiền nếu thuộc nhóm áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Thông tin cần chuẩn hóa trước khi lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trước khi lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên chuẩn hóa thông tin để tránh nộp lại. Sai tên, sai địa chỉ, sai loại hóa đơn hoặc sai phương thức chuyển dữ liệu là lỗi phổ biến.
Checklist chuẩn hóa:
• Mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Loại hóa đơn dùng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng.
• Hình thức: hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã.
• Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Thông tin nhà cung cấp hóa đơn điện tử, nếu phần mềm yêu cầu.
Tại Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới, chúng tôi thường rà soát các dữ liệu này trước khi nộp mẫu để giảm nguy cơ nhận thông báo từ chối đăng ký.
Chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp trước khi đăng ký
Doanh nghiệp cần chọn đúng loại hóa đơn điện tử trước khi đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu, vì thông tin này thể hiện trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Đa số doanh nghiệp mới dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ khi thuộc nhóm đủ điều kiện dùng hóa đơn điện tử không có mã.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: phù hợp đa số doanh nghiệp mới
Hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua. Đây là lựa chọn phù hợp với đa số doanh nghiệp mới thành lập vì dễ quản lý, dễ đối chiếu và phù hợp với giai đoạn đầu vận hành.
Ưu điểm:
• Tăng tính xác thực vì có mã của cơ quan thuế.
• Phù hợp doanh nghiệp mới, quy mô nhỏ và vừa.
• Giảm rủi ro bị nghi ngờ khi khách hàng tra cứu.
• Dễ theo dõi trạng thái gửi cấp mã trên phần mềm.
Khi lập hóa đơn có mã, doanh nghiệp ký số, gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn đã có mã cho người mua.
Hóa đơn điện tử không có mã: điều kiện, nhóm doanh nghiệp thường dùng
Hóa đơn điện tử không có mã là hóa đơn doanh nghiệp tự lập, ký số và gửi cho người mua, đồng thời chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế theo phương thức đăng ký. Loại này thường phù hợp đơn vị có hệ thống công nghệ, kiểm soát nội bộ tốt và đáp ứng điều kiện theo quy định.
Nhóm thường dùng:
• Doanh nghiệp lớn, giao dịch nhiều.
• Ngân hàng, bảo hiểm, thương mại điện tử, logistics hoặc lĩnh vực có hệ thống dữ liệu ổn định.
• Doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về hạ tầng công nghệ và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp mới nhỏ thường không nên chọn loại không có mã nếu chưa có kế toán ổn định, quy trình kiểm soát hóa đơn và hệ thống phần mềm phù hợp.
Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, chứng từ liên quan
Doanh nghiệp cần chọn hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo phương pháp tính thuế và loại hình hoạt động. Chọn sai loại hóa đơn có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc gây sai khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu.
Phân biệt cơ bản:
| Loại | Thường dùng cho |
|---|---|
| Hóa đơn giá trị gia tăng | Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ |
| Hóa đơn bán hàng | Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tính thuế theo phương pháp trực tiếp |
| Chứng từ liên quan | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, chứng từ đặc thù nếu có |
Nếu chưa rõ phương pháp tính thuế, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ thuế ban đầu, ngành nghề và tư vấn kế toán trước khi nộp mẫu 01 đăng ký hóa đơn điện tử.
Tiêu chí chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử: kết nối Thuế điện tử, dễ lập hóa đơn, hỗ trợ sai sót
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử nên đáp ứng tốt 3 việc: kết nối ổn định với cơ quan thuế, giao diện dễ lập hóa đơn và hỗ trợ xử lý sai sót. Giá rẻ nhưng khó dùng hoặc hỗ trợ chậm có thể làm doanh nghiệp chậm xuất hóa đơn khi cần.
Nên chọn theo tiêu chí:
• Có kinh nghiệm triển khai cho doanh nghiệp mới.
• Hỗ trợ hóa đơn điện tử có mã và không có mã.
• Có chức năng lập, ký số, gửi, tra cứu, hủy, thay thế, điều chỉnh hóa đơn.
• Có tổng đài hoặc nhân sự hỗ trợ lỗi kỹ thuật.
• Có báo cáo xuất dữ liệu phục vụ kế toán.
Nếu doanh nghiệp chưa có kế toán nội bộ, nên chọn nhà cung cấp phối hợp được với đơn vị dịch vụ kế toán thuế để việc lập hóa đơn, kê khai và lưu trữ đồng bộ.
Chi phí đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu: khoản miễn phí, khoản doanh nghiệp thường phải trả
Chi phí đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu với cơ quan thuế qua cổng Thuế điện tử thường không thu lệ phí nhà nước. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường phải trả chi phí chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử và gói số lượng hóa đơn.
Chi phí thường gặp:
| Khoản | Ghi chú |
|---|---|
| Nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT | Thường không có lệ phí nhà nước |
| Chữ ký số | Trả theo thời hạn 1-3 năm tùy nhà cung cấp |
| Phần mềm hóa đơn | Trả theo gói số lượng hóa đơn hoặc thời gian |
| Dịch vụ hỗ trợ | Phát sinh nếu thuê đơn vị làm thay |
Doanh nghiệp nên tính cả nhu cầu hóa đơn 6-12 tháng đầu để mua gói phù hợp, tránh mua quá nhiều khi chưa phát sinh doanh thu ổn định.
Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu gồm những gì
Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu chủ yếu là mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT nộp điện tử qua hệ thống Thuế điện tử. Doanh nghiệp không cần chuẩn bị bộ hồ sơ giấy phức tạp nếu thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng.
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: mẫu đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu quan trọng nhất
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là mẫu đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu quan trọng nhất. Đây là tờ khai doanh nghiệp gửi cơ quan thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, gồm thông tin người nộp thuế, loại hóa đơn, hình thức hóa đơn và phương thức chuyển dữ liệu.
Tên mẫu thường được gọi theo nhiều cách:
• Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Mẫu 01 ĐKTĐ HĐĐT.
• Mẫu 01 đăng ký hóa đơn điện tử.
• Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Mẫu đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu.
Dù gọi cách nào, doanh nghiệp cần lập đúng biểu mẫu trên hệ thống Thuế điện tử hoặc theo phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối.
Nội dung chính trên mẫu 01 đăng ký hóa đơn điện tử
Mẫu 01 đăng ký hóa đơn điện tử thể hiện thông tin định danh doanh nghiệp và lựa chọn sử dụng hóa đơn. Nội dung này là cơ sở để cơ quan thuế chấp nhận hoặc từ chối đăng ký.
Nội dung chính gồm:
• Tên người nộp thuế.
• Mã số thuế.
• Cơ quan thuế quản lý.
• Người liên hệ, số điện thoại, email.
• Hình thức hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã.
• Loại hóa đơn sử dụng.
• Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Cam kết thông tin đăng ký đúng quy định.
Thông tin càng khớp với dữ liệu thuế, khả năng được chấp nhận càng cao.
Thông tin phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử là nội dung cần khai đúng trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Doanh nghiệp có thể chuyển dữ liệu trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, tùy hệ thống và lựa chọn phần mềm.
Doanh nghiệp mới thường dùng phương thức qua nhà cung cấp hóa đơn điện tử vì dễ triển khai hơn. Khi đó, phần mềm hỗ trợ gửi dữ liệu, nhận phản hồi và lưu trạng thái hóa đơn.
Cần kiểm tra:
• Phần mềm có kết nối cơ quan thuế không.
• Hóa đơn có mã có nhận mã ổn định không.
• Có nhật ký gửi dữ liệu và thông báo lỗi không.
• Có hỗ trợ tra cứu hóa đơn điện tử sau phát hành không.
Thông tin loại hóa đơn, hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã
Loại hóa đơn và hình thức hóa đơn là phần dễ sai trên mẫu 01. Doanh nghiệp cần xác định trước mình dùng hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử có mã hay hóa đơn điện tử không có mã.
Gợi ý chọn:
• Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT khấu trừ: thường dùng hóa đơn giá trị gia tăng.
• Doanh nghiệp trực tiếp: thường dùng hóa đơn bán hàng.
• Doanh nghiệp mới nhỏ: thường dùng hóa đơn điện tử có mã.
• Doanh nghiệp có hạ tầng dữ liệu tốt: có thể xem xét hóa đơn không có mã nếu đủ điều kiện.
Chọn đúng ngay từ đầu giúp cách xuất hóa đơn điện tử đầu tiên thuận lợi, tránh chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần.
Lỗi hồ sơ thường gặp khiến đăng ký hóa đơn điện tử bị từ chối
Đăng ký hóa đơn điện tử bị từ chối thường do thông tin không khớp, chữ ký số lỗi, chọn sai loại hóa đơn hoặc dữ liệu doanh nghiệp chưa cập nhật. Doanh nghiệp cần đọc kỹ thông báo từ chối đăng ký để sửa đúng nguyên nhân.
Lỗi thường gặp:
• Mã số thuế không ở trạng thái hoạt động.
• Tên, địa chỉ doanh nghiệp không khớp dữ liệu thuế.
• Chữ ký số hết hạn hoặc sai mã số thuế.
• Chọn sai cơ quan thuế quản lý.
• Chọn sai hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã.
• Phần mềm hóa đơn chưa cấu hình đúng.
• Email, số điện thoại liên hệ sai hoặc thiếu.
Một số lỗi hóa đơn đầu vào, đầu ra cũng có thể kéo theo cảnh báo quản lý. Doanh nghiệp nên hiểu thêm về Hóa đơn rủi ro để tránh nhận, xuất hoặc kê khai hóa đơn bất thường.
Cách đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng trên Thuế điện tử
Cách đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng là đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn, lập mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, ký số và nộp cho cơ quan thuế. Sau đó doanh nghiệp tra cứu kết quả đăng ký hóa đơn điện tử trên hệ thống.
Bước 1: Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản thuế điện tử
Doanh nghiệp truy cập thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử. Đây là cổng chính để đăng ký hóa đơn điện tử trên thuế điện tử, tra cứu thông báo và quản lý hồ sơ thuế.
Cần chuẩn bị:
- Máy tính có kết nối Internet ổn định.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.
- Chữ ký số hoặc công cụ ký số đang hoạt động.
- Trình duyệt tương thích với hệ thống ký điện tử.
Nếu không đăng nhập được, kiểm tra mật khẩu, trạng thái tài khoản, chữ ký số và quyền sử dụng chức năng hóa đơn điện tử.
Bước 2: Vào mục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi đăng nhập, doanh nghiệp vào mục liên quan đến hóa đơn điện tử và chọn chức năng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Giao diện có thể thay đổi theo cập nhật hệ thống, nhưng nội dung cần lập vẫn xoay quanh mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Nên đọc kỹ tên chức năng trước khi nộp. Tránh nhầm giữa:
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Tra cứu thông báo hóa đơn.
• Xử lý sai sót hóa đơn.
• Báo cáo hoặc dữ liệu hóa đơn đã phát hành.
Nếu dùng phần mềm nhà cung cấp, một số hệ thống cho phép lập tờ khai và chuyển sang Thuế điện tử để ký nộp.
Bước 3: Lập tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Doanh nghiệp nhập thông tin trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo dữ liệu đã chuẩn hóa. Đây là bước quan trọng nhất trong thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu.
Cách nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đúng hơn là điền chậm, kiểm tra kỹ từng trường rồi mới ký. Không nên sao chép thông tin từ file cũ nếu doanh nghiệp vừa thay đổi địa chỉ, người đại diện hoặc nhà cung cấp hóa đơn.
Cần kiểm tra trước khi lưu:
• Mã số thuế đúng.
• Tên doanh nghiệp đúng giấy phép.
• Địa chỉ đúng dữ liệu thuế.
• Email nhận thông báo đang dùng.
• Loại hóa đơn đúng.
• Hình thức hóa đơn đúng.
• Phương thức chuyển dữ liệu đúng.
Bước 4: Ký số và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Sau khi lập tờ khai, doanh nghiệp dùng chữ ký số để ký điện tử và nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Hệ thống sẽ ghi nhận hồ sơ, cấp trạng thái tiếp nhận hoặc báo lỗi nếu ký số, định dạng hoặc kết nối không hợp lệ.
Lưu ý khi ký số:
• Cắm token đúng máy nếu dùng USB token.
• Chọn đúng chứng thư số của doanh nghiệp.
• Không rút token khi hệ thống đang ký.
• Kiểm tra thông báo nộp thành công sau khi gửi.
• Lưu lại mã giao dịch hoặc màn hình xác nhận nếu cần.
Nếu lỗi ký số, nên thử lại trình duyệt, driver chữ ký số hoặc liên hệ nhà cung cấp chữ ký số.
Bước 5: Tra cứu kết quả đăng ký hóa đơn điện tử
Cách tra cứu kết quả đăng ký hóa đơn điện tử là vào mục tra cứu thông báo trên Thuế điện tử hoặc kiểm tra thông báo từ hệ thống/nhà cung cấp hóa đơn. Kết quả thường là thông báo chấp nhận đăng ký hoặc thông báo từ chối đăng ký.
Doanh nghiệp cần lưu:
• Thông báo tiếp nhận hồ sơ.
• Thông báo chấp nhận hoặc từ chối.
• Nội dung lý do từ chối nếu có.
• Ngày được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử.
Khi có thông báo chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp mới xuất hóa đơn theo đúng loại và hình thức đã đăng ký.
Lưu ý khi đăng ký hóa đơn điện tử trên thuế điện tử để tránh nộp lại
Muốn tránh nộp lại, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin pháp lý, chữ ký số, loại hóa đơn và phần mềm trước khi gửi mẫu 01. Phần lớn lỗi phát sinh do nhập nhanh, chọn sai hoặc dùng dữ liệu chưa cập nhật.
Lưu ý thực tế:
• Không nộp khi mã số thuế chưa hoạt động.
• Không dùng chữ ký số hết hạn.
• Không chọn hóa đơn không có mã nếu chưa đủ điều kiện.
• Không để email sai vì có thể bỏ lỡ thông báo.
• Không xuất hóa đơn trước khi được chấp nhận.
• Không bỏ qua thông báo từ chối đăng ký.
Với hồ sơ gấp, nên nhờ kế toán hoặc đơn vị dịch vụ kiểm tra trước khi ký nộp.
Đăng ký hóa đơn điện tử mất bao lâu và nhận kết quả ở đâu
Đăng ký hóa đơn điện tử mất bao lâu thường được tính theo thời hạn cơ quan thuế phản hồi sau khi nhận mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT hợp lệ. Doanh nghiệp nhận kết quả trên hệ thống Thuế điện tử, phần mềm hóa đơn hoặc email đã đăng ký tùy cấu hình.
Thời hạn cơ quan thuế phản hồi thông báo chấp nhận hoặc từ chối
Theo quy định về hóa đơn điện tử, cơ quan thuế phản hồi chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định sau khi nhận đăng ký. Thực tế, nhiều hồ sơ hợp lệ được phản hồi khá nhanh, nhưng doanh nghiệp vẫn nên dự phòng thời gian xử lý.
Kết quả có 2 dạng:
| Kết quả | Ý nghĩa |
|---|---|
| Thông báo chấp nhận đăng ký | Doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử |
| Thông báo từ chối đăng ký | Doanh nghiệp phải sửa và nộp lại mẫu 01 |
Không nên cam kết với khách hàng thời điểm xuất hóa đơn nếu chưa có thông báo chấp nhận.
Cách tra cứu thông báo chấp nhận đăng ký
Doanh nghiệp tra cứu thông báo chấp nhận đăng ký trên cổng Thuế điện tử hoặc trong phần mềm hóa đơn điện tử nếu nhà cung cấp đồng bộ trạng thái. Cần kiểm tra đúng kỳ, đúng loại thông báo và đúng mã số thuế.
Cách kiểm tra:
- Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn.
- Vào mục tra cứu thông báo/hồ sơ hóa đơn điện tử.
- Chọn hồ sơ mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã nộp.
- Mở thông báo phản hồi từ cơ quan thuế.
- Tải hoặc lưu thông báo chấp nhận.
Nếu không thấy thông báo, kiểm tra email, mục thông báo hệ thống, trạng thái hồ sơ và liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử nếu nộp qua phần mềm.
Ý nghĩa thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử xác nhận doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn theo nội dung đã đăng ký. Đây là mốc quan trọng trước khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu.
Sau khi nhận thông báo, doanh nghiệp nên:
• Lưu thông báo vào hồ sơ thuế.
• Cấu hình phần mềm hóa đơn theo đúng thông tin được chấp nhận.
• Tạo mẫu hóa đơn.
• Kiểm tra chữ ký số.
• Lập thử dữ liệu nội bộ trước khi xuất hóa đơn thật.
Thông báo này không thay thế việc lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung và đúng thuế suất.
Khi nào doanh nghiệp mới được lập hóa đơn, ký số hóa đơn, phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp mới được lập hóa đơn, ký số hóa đơn và phát hành hóa đơn sau khi cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký. Đây là nguyên tắc cần nhớ nhất trong toàn bộ quy trình đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu.
Trình tự đúng:
- Có mã số thuế và tài khoản thuế điện tử.
- Có chữ ký số, phần mềm hóa đơn.
- Nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Nhận thông báo chấp nhận đăng ký.
- Lập hóa đơn đầu tiên.
- Ký số và gửi cấp mã nếu dùng hóa đơn có mã.
- Gửi hóa đơn cho người mua.
Nếu khách hàng cần hóa đơn gấp, doanh nghiệp nên thông báo rõ đang chờ cơ quan thuế chấp nhận.
Vì sao không nên xuất hóa đơn trước khi được chấp nhận
Không nên xuất hóa đơn trước khi được chấp nhận vì hóa đơn có thể không hợp lệ về điều kiện sử dụng. Điều này làm tăng rủi ro bị khách hàng từ chối, bị yêu cầu lập lại hoặc phải giải trình với cơ quan thuế.
Rủi ro gồm:
• Hóa đơn không có căn cứ sử dụng hợp lệ.
• Không được cấp mã nếu chưa đăng ký xong.
• Khó kê khai thuế đầu ra, đầu vào.
• Dễ phát sinh sai sót hóa đơn điện tử.
• Ảnh hưởng uy tín với khách hàng.
Cách an toàn: chỉ lập hóa đơn thật sau khi có thông báo chấp nhận đăng ký.
Đăng ký hóa đơn điện tử bị từ chối phải làm sao
Khi đăng ký hóa đơn điện tử bị từ chối, doanh nghiệp cần đọc lý do từ chối, sửa đúng lỗi và nộp lại mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Không nên nộp lại y nguyên vì hệ thống có thể tiếp tục từ chối.
Đọc lý do từ chối trên thông báo của cơ quan thuế
Thông báo từ chối đăng ký luôn có lý do hoặc mã lỗi để doanh nghiệp xử lý. Đây là căn cứ quan trọng nhất, không nên đoán lỗi theo cảm tính.
Cần xem:
• Lỗi thuộc thông tin người nộp thuế hay chữ ký số.
• Lỗi thuộc loại hóa đơn hoặc hình thức hóa đơn.
• Lỗi thuộc phương thức chuyển dữ liệu.
• Lỗi do trạng thái mã số thuế.
• Lỗi kỹ thuật từ hệ thống hoặc nhà cung cấp.
Nếu nội dung thông báo khó hiểu, nên liên hệ Chi cục Thuế, Cục Thuế hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được giải thích đúng mã lỗi.
Sửa sai thông tin mã số thuế, chữ ký số, loại hóa đơn, phương thức chuyển dữ liệu
Sau khi xác định nguyên nhân, doanh nghiệp sửa đúng phần sai trong hồ sơ. Mỗi nhóm lỗi có hướng xử lý riêng.
| Lỗi | Cách xử lý |
|---|---|
| Mã số thuế chưa hoạt động | Liên hệ cơ quan thuế, kiểm tra trạng thái |
| Sai tên, địa chỉ | Cập nhật dữ liệu đăng ký thuế nếu cần |
| Chữ ký số lỗi | Gia hạn, cài lại hoặc chọn đúng chứng thư số |
| Sai loại hóa đơn | Chọn lại hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng |
| Sai hình thức | Chọn lại có mã hoặc không có mã |
| Sai phương thức chuyển dữ liệu | Kiểm tra cấu hình với nhà cung cấp |
Không nên sửa nhiều trường không liên quan nếu chưa hiểu lỗi, vì có thể tạo lỗi mới.
Nộp lại mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT sau khi chỉnh
Sau khi chỉnh, doanh nghiệp nộp lại mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên Thuế điện tử và tiếp tục theo dõi phản hồi. Hồ sơ nộp lại nên được rà soát kỹ hơn lần đầu.
Quy trình nộp lại:
- Mở mẫu đăng ký.
- Sửa thông tin theo lý do từ chối.
- Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu.
- Ký số bằng chữ ký số hợp lệ.
- Nộp lại.
- Tra cứu kết quả mới.
Nếu bị từ chối nhiều lần, nên dừng tự xử lý và liên hệ đơn vị chuyên môn để tránh kéo dài thời gian xuất hóa đơn.
Liên hệ Chi cục Thuế, Cục Thuế hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử khi lỗi kỹ thuật
Nếu lỗi liên quan hệ thống, doanh nghiệp nên liên hệ Chi cục Thuế, Cục Thuế hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Lỗi kỹ thuật không nên xử lý bằng cách đổi tùy tiện loại hóa đơn hoặc phương thức dữ liệu.
Nên chuẩn bị trước khi gọi:
• Mã số thuế.
• Tên doanh nghiệp.
• Thời điểm nộp hồ sơ.
• Ảnh chụp lỗi.
• Thông báo từ chối đăng ký.
• Tên phần mềm hóa đơn đang dùng.
• Thông tin chữ ký số.
Thông tin càng rõ, thời gian xử lý càng nhanh.
Checklist xử lý nhanh để doanh nghiệp mới không chậm xuất hóa đơn
Muốn không chậm xuất hóa đơn, doanh nghiệp mới nên xử lý từ chối theo checklist ngắn: đọc thông báo, sửa đúng lỗi, nộp lại, theo dõi kết quả và chỉ xuất hóa đơn khi được chấp nhận.
Checklist:
• Đọc kỹ thông báo từ chối.
• Gạch chân lý do chính.
• Kiểm tra mã số thuế và trạng thái doanh nghiệp.
• Kiểm tra chữ ký số.
• Kiểm tra loại hóa đơn.
• Kiểm tra phương thức chuyển dữ liệu.
• Gọi nhà cung cấp nếu lỗi phần mềm.
• Nộp lại mẫu 01.
• Lưu thông báo chấp nhận khi có kết quả.
Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới thường ưu tiên xử lý lỗi gốc trước, không sửa lan man, để doanh nghiệp kịp phát hành hóa đơn điện tử đúng thời điểm.
Cách xuất hóa đơn điện tử đầu tiên sau khi được chấp nhận
Cách xuất hóa đơn điện tử đầu tiên là thiết lập phần mềm, tạo mẫu hóa đơn, nhập thông tin người mua, hàng hóa, thuế suất, ký số và gửi cấp mã nếu dùng hóa đơn có mã. Hóa đơn chỉ nên phát hành sau khi đã có thông báo chấp nhận đăng ký.
Thiết lập thông tin doanh nghiệp trên phần mềm hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần thiết lập đúng thông tin công ty trên phần mềm hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn đầu tiên. Thông tin này sẽ hiển thị trên hóa đơn và ảnh hưởng tính hợp lệ của dữ liệu.
Cần nhập đúng:
• Tên doanh nghiệp.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ trụ sở.
• Số điện thoại, email.
• Tài khoản ngân hàng nếu thể hiện trên hóa đơn.
• Chữ ký số.
• Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
Sau khi thiết lập, nên tạo bản nháp hoặc hóa đơn thử nếu phần mềm hỗ trợ môi trường kiểm tra.
Tạo mẫu hóa đơn, ký số, kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử
Mẫu hóa đơn cần phù hợp thương hiệu nhưng vẫn phải đủ nội dung bắt buộc theo quy định. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi ký số hóa đơn đầu tiên.
Kiểm tra:
• Tên mẫu, ký hiệu hóa đơn.
• Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán.
• Khu vực thông tin người mua.
• Bảng hàng hóa, dịch vụ.
• Thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
• Chữ ký số người bán.
• Mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã.
Đừng ưu tiên mẫu đẹp hơn tính đúng. Hóa đơn đúng dữ liệu giúp kế toán doanh nghiệp dễ kê khai và đối chiếu.
Lập hóa đơn đầu tiên: thông tin người mua, hàng hóa, thuế suất, thành tiền
Khi lập hóa đơn đầu tiên, doanh nghiệp cần nhập đúng thông tin người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất và thành tiền. Sai một trường nhỏ cũng có thể phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Checklist trước khi bấm ký:
• Tên người mua đúng hợp đồng.
• Mã số thuế người mua đúng.
• Địa chỉ người mua đúng yêu cầu.
• Tên hàng hóa, dịch vụ rõ ràng.
• Ngày lập hóa đơn đúng thời điểm.
• Thuế suất đúng quy định.
• Thành tiền, tiền thuế, tổng thanh toán khớp.
• Hình thức thanh toán phù hợp.
Nếu chưa chắc thuế suất, kế toán nên kiểm tra quy định thuế GTGT trước khi phát hành.
Gửi hóa đơn có mã tới cơ quan thuế và nhận mã
Nếu doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử có mã, sau khi ký số, phần mềm sẽ gửi hóa đơn tới cơ quan thuế để cấp mã. Chỉ khi nhận mã thành công, hóa đơn mới sẵn sàng gửi cho khách hàng.
Trạng thái cần theo dõi:
• Đã lập.
• Đã ký.
• Đang gửi cấp mã.
• Đã được cấp mã.
• Gửi người mua thành công.
• Lỗi cấp mã hoặc lỗi truyền dữ liệu.
Nếu lỗi cấp mã, không lập hóa đơn mới vội. Cần kiểm tra nguyên nhân để tránh trùng hoặc sai dữ liệu.
Tra cứu hóa đơn điện tử sau khi phát hành
Sau khi phát hành, doanh nghiệp nên tra cứu hóa đơn điện tử để xác nhận hóa đơn có trạng thái hợp lệ. Việc này giúp phát hiện lỗi gửi mã, lỗi email hoặc lỗi dữ liệu sớm.
Có thể tra cứu tại:
• Phần mềm hóa đơn điện tử.
• Cổng tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.
• Hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn.
• Email gửi cho người mua.
Nên lưu file PDF, XML và nhật ký gửi hóa đơn. File XML là dữ liệu quan trọng phục vụ kê khai, kiểm tra và lưu trữ.
Xử lý sai sót hóa đơn điện tử đầu tiên nếu nhập nhầm
Nếu nhập nhầm hóa đơn điện tử đầu tiên, doanh nghiệp cần xử lý theo đúng loại sai sót và trạng thái hóa đơn. Có trường hợp cần điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo sai sót với cơ quan thuế.
Cách xử lý phụ thuộc vào:
• Hóa đơn đã gửi người mua chưa.
• Hóa đơn đã được cấp mã chưa.
• Sai tên, địa chỉ hay sai mã số thuế.
• Sai số tiền, thuế suất, hàng hóa.
• Hai bên đã kê khai thuế chưa.
Không nên xóa dữ liệu hoặc tự hủy nếu chưa rõ quy định. Sai sót hóa đơn điện tử cần lưu vết xử lý để giải trình khi cần.
Câu hỏi thường gặp về đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cho doanh nghiệp mới
Các câu hỏi thường gặp xoay quanh việc chưa có doanh thu có phải đăng ký không, có cần thông báo phát hành hóa đơn không, một chữ ký số dùng được mấy việc và đăng ký hóa đơn điện tử bị từ chối phải làm sao. Dưới đây là câu trả lời ngắn, đúng trọng tâm cho doanh nghiệp mới.
Doanh nghiệp mới chưa có doanh thu có phải đăng ký hóa đơn điện tử không
Doanh nghiệp mới chưa có doanh thu chưa cần xuất hóa đơn ngay, nhưng nên đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu khi có kế hoạch bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc cần xuất hóa đơn cho khách. Nếu chưa phát sinh giao dịch, có thể chuẩn bị chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và phần mềm trước.
Cách an toàn là hoàn tất đăng ký trước thời điểm cần lập hóa đơn đầu tiên.
Có cần nộp thông báo phát hành hóa đơn như trước đây không
Theo cơ chế hóa đơn điện tử hiện hành, doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn theo cách cũ trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử theo thông tin đã đăng ký.
Có thể đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử sau khi đăng ký không
Doanh nghiệp có thể đổi nhà cung cấp hóa đơn điện tử, nhưng cần đảm bảo dữ liệu cũ được lưu trữ, tra cứu được và hệ thống mới cấu hình đúng. Nếu việc đổi làm thay đổi phương thức chuyển dữ liệu hoặc thông tin đăng ký, doanh nghiệp cần kiểm tra có phải cập nhật với cơ quan thuế hay không.
Trước khi đổi, nên xuất dữ liệu hóa đơn cũ và kiểm tra khả năng tra cứu lâu dài.
Một chữ ký số dùng cho thuế điện tử và hóa đơn điện tử được không
Một chữ ký số có thể dùng cho thuế điện tử và hóa đơn điện tử nếu còn hiệu lực, đúng mã số thuế và được phần mềm hỗ trợ. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra cấu hình trên từng hệ thống.
Nếu dùng ký số từ xa, cần phân quyền rõ người ký hồ sơ thuế và người ký hóa đơn để tránh sai thao tác.
Không nhận được thông báo chấp nhận đăng ký phải kiểm tra ở đâu
Nếu không nhận được thông báo chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp nên kiểm tra mục tra cứu hồ sơ trên thuedientu.gdt.gov.vn, email đăng ký, phần mềm hóa đơn điện tử và trạng thái nộp mẫu 01. Có thể hồ sơ chưa nộp thành công, đang xử lý hoặc đã bị từ chối.
Nếu quá thời gian xử lý thông thường mà chưa có kết quả, nên liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc nhà cung cấp phần mềm.
Doanh nghiệp mới xuất hóa đơn sai trước khi kê khai phải xử lý thế nào
Doanh nghiệp mới xuất hóa đơn sai trước khi kê khai cần xác định lỗi sai, trạng thái hóa đơn và thỏa thuận với người mua để xử lý đúng. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo sai sót.
Không nên tự xóa hóa đơn khỏi phần mềm. Hóa đơn điện tử có dữ liệu và lịch sử xử lý, nên mọi thao tác cần đúng quy định và lưu chứng từ kèm theo.
Kết luận
Đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu không phức tạp nếu doanh nghiệp mới chuẩn bị đúng chữ ký số, tài khoản thuế điện tử, phần mềm hóa đơn và mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Điểm quan trọng nhất là chỉ xuất hóa đơn sau khi cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký.
Làm đúng từ đầu giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ, giảm nguy cơ bị từ chối, hạn chế sai sót và hỗ trợ kế toán doanh nghiệp vận hành ổn định. Với kinh nghiệm hỗ trợ thành lập công ty, đăng ký giấy phép kinh doanh, báo cáo thuế và tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới khuyến nghị doanh nghiệp mới rà soát hồ sơ trước khi nộp mẫu 01.
Cần xuất hóa đơn đầu tiên nhanh và đúng? Chuẩn bị chữ ký số, thông tin doanh nghiệp, chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, rồi nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ngay trên thuedientu.gdt.gov.vn.
Liên hệ Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới: 145/11/1C Thạnh Xuân 52, Thạnh Xuân, Quận 12, Hồ Chí Minh. Hotline/Zalo: 0937.686.222.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết chỉ mang tính tham khảo. Để được tư vấn phù hợp nhất, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
