Bạn đang muốn thay đổi tên công ty để phù hợp hơn với định hướng kinh doanh mới nhưng lại bối rối trước các thủ tục pháp lý phức tạp? Việc đổi tên không chỉ là một sự thay đổi về mặt thương hiệu mà còn kéo theo hàng loạt các nghĩa vụ pháp lý quan trọng cần tuân thủ.
Bài viết này là cẩm nang toàn diện nhất, hướng dẫn chi tiết quy trình 4 bước đổi tên doanh nghiệp và cập nhật giấy phép kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp, Kỷ Nguyên Mới sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng, chính xác và tránh mọi rủi ro không đáng có.
Điều kiện và những quy định bắt buộc phải biết trước khi đổi tên công ty
Trước khi bắt tay vào chuẩn bị hồ sơ, việc đầu tiên và quan trọng nhất là nắm vững các quy định của pháp luật. Điều này giúp bạn lựa chọn được một cái tên mới hợp lệ, tránh bị từ chối hồ sơ gây mất thời gian và chi phí.
Các quy định về cách đặt tên công ty mới đúng pháp luật
Theo quy định tại Điều 37, 38, 39 Luật Doanh nghiệp 2020, tên mới của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Cấu trúc tên: Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự: Loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty Cổ phần,…) và Tên riêng.
- Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn: Tên mới không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc.
- Không vi phạm quy định cấm: Không sử dụng tên của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị – xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
- Không vi phạm văn hóa, đạo đức: Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Cách tra cứu tên doanh nghiệp để tránh bị trùng lặp và gây nhầm lẫn
Để đảm bảo tên công ty bạn dự định đặt là duy nhất và hợp lệ, hãy thực hiện tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 1: Truy cập website:
dangkyquamang.dkkd.gov.vn - Bước 2: Nhập tên công ty dự kiến vào ô tìm kiếm.
- Bước 3: Hệ thống sẽ trả về kết quả các doanh nghiệp có tên tương tự hoặc trùng lặp. Nếu không có kết quả nào hiển thị, tên của bạn có khả năng cao là hợp lệ.
Việc tra cứu kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quy trình đổi tên công ty.
Giải đáp: Thay đổi tên công ty có cần đổi mã số thuế không?
Câu trả lời là KHÔNG. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội.
Do đó, khi bạn thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty, mã số thuế (mã số doanh nghiệp) sẽ được giữ nguyên và không thay đổi.
Hướng dẫn chi tiết quy trình 4 bước thay đổi tên công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Sau khi đã chọn được tên mới và kiểm tra tính hợp lệ, bạn có thể bắt đầu thủ tục đổi tên công ty theo 4 bước chuẩn sau đây.
Bước 1: Tổ chức họp và ban hành văn bản về việc đổi tên doanh nghiệp
Đây là bước pháp lý nội bộ đầu tiên. Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, cơ quan có thẩm quyền quyết định việc đổi tên sẽ khác nhau:
- Đối với Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Hội đồng thành viên họp và ra Quyết định và Biên bản họp về việc đổi tên công ty.
- Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: Chủ sở hữu công ty ra Quyết định về việc đổi tên.
- Đối với Công ty Cổ phần: Đại hội đồng cổ đông họp và ra Quyết định và Biên bản họp về việc đổi tên.
- Đối với Công ty Hợp danh: Hội đồng thành viên họp và ra Quyết định và Biên bản họp.
Nội dung của các văn bản này phải ghi rõ tên cũ, tên mới dự kiến và lý do thay đổi, đồng thời phải được người có thẩm quyền ký tên, đóng dấu.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ thay đổi tên công ty đầy đủ và chính xác nhất
Một bộ hồ sơ thay đổi tên công ty hợp lệ nộp lên Sở Kế hoạch và Đầu tư (Phòng Đăng ký kinh doanh) bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên) hoặc Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên), của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc đổi tên doanh nghiệp.
- Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty) kèm theo bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền.
Bước 3: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp: Người đại diện hoặc người được ủy quyền mang bộ hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp trực tuyến (online): Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ
https://dangkyquamang.dkkd.gov.vnbằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ cần thanh toán lệ phí nhà nước theo quy định.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho công ty.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần thực hiện theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ.
Toàn bộ chi phí và thời gian hoàn tất thủ tục đổi tên công ty là bao nhiêu?
Đây là hai yếu tố mà mọi chủ doanh nghiệp đều quan tâm khi tiến hành bất kỳ thủ tục hành chính nào.
Tổng hợp các khoản chi phí thay đổi tên công ty bạn cần dự trù
Về cơ bản, chi phí thay đổi tên công ty sẽ bao gồm các khoản sau:
- Lệ phí nhà nước: 50.000 VNĐ cho việc cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 VNĐ trên Cổng thông tin quốc gia.
- Chi phí khắc lại con dấu pháp nhân: Khoảng 250.000 – 450.000 VNĐ tùy loại.
- Chi phí dịch vụ (nếu có): Nếu bạn sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý trọn gói của các đơn vị như Kỷ Nguyên Mới, chi phí sẽ dao động tùy vào gói dịch vụ bạn chọn.
Thời gian thay đổi tên công ty mất bao lâu theo quy định?
Thời gian thay đổi tên công ty theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Tuy nhiên, tổng thời gian thực tế có thể kéo dài hơn, bao gồm cả thời gian doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, họp nội bộ và thực hiện các thủ tục sau khi có giấy phép mới. Thông thường, toàn bộ quá trình có thể mất từ 5-7 ngày làm việc.
Checklist 7 việc CỰC KỲ QUAN TRỌNG cần làm ngay sau khi có giấy phép kinh doanh mới
Việc nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới chỉ là bước khởi đầu. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, bạn cần hoàn tất ngay 7 công việc quan trọng sau đây.
1. Khắc lại con dấu pháp nhân theo tên mới và thông báo mẫu dấu
Con dấu cũ sẽ không còn hiệu lực pháp lý. Bạn cần liên hệ ngay với đơn vị khắc dấu để làm con dấu mới theo đúng tên công ty trên giấy phép kinh doanh. Theo luật mới, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nữa, nhưng cần đồng bộ việc sử dụng con dấu mới trong mọi giao dịch.
2. Cập nhật thông tin trên hóa đơn điện tử (e-invoice)
Đây là việc bắt buộc. Bạn phải liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để làm thủ tục thay đổi thông tin tên công ty. Sau đó, cần làm thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
3. Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin Chữ ký số (Token)
Chữ ký số chứa thông tin cũ sẽ không hợp lệ để thực hiện các giao dịch điện tử như khai thuế, nộp bảo hiểm xã hội online. Hãy liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật thông tin theo tên doanh nghiệp mới.
4. Thông báo ngay cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp
Mặc dù hệ thống dữ liệu giữa Sở KH&ĐT và Cơ quan Thuế đã có sự liên thông, chúng tôi tại Kỷ Nguyên Mới luôn khuyến nghị doanh nghiệp nên chủ động làm công văn thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc thay đổi tên để đảm bảo thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác nhất.
5. Thông báo cho Ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản
Bạn cần mang Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và con dấu mới đến ngân hàng để làm thủ tục cập nhật lại tên chủ tài khoản. Nếu không, mọi giao dịch ngân hàng của công ty có thể bị đình trệ.
6. Gửi thông báo chính thức đến các đối tác và khách hàng
Việc gửi một thông báo trang trọng về việc thay đổi tên công ty đến các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng thể hiện sự chuyên nghiệp. Điều này giúp họ cập nhật thông tin chính xác khi ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn và thực hiện các giao dịch khác.
7. Điều chỉnh thông tin trên các giấy phép con, tài sản sở hữu trí tuệ
Nếu doanh nghiệp có các giấy phép con (giấy phép an toàn thực phẩm, giấy phép kinh doanh vận tải,…) hoặc các văn bằng bảo hộ sở hữu trí tuệ (nhãn hiệu, sáng chế,…), bạn cũng cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên các giấy tờ này để đảm bảo tính đồng bộ và pháp lý.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục đổi tên doanh nghiệp
Dưới đây là một số câu hỏi mà đội ngũ của Kỷ Nguyên Mới thường xuyên nhận được từ khách hàng trong quá trình tư vấn.
Thủ tục đổi tên công ty TNHH có khác công ty cổ phần không?
Về cơ bản, quy trình nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT là giống nhau. Điểm khác biệt chính nằm ở thẩm quyền quyết định và thành phần hồ sơ nội bộ:
- Công ty TNHH: Quyết định do Chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên thông qua.
- Công ty Cổ phần: Quyết định phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua.
Do đó, thủ tục thay đổi tên công ty TNHH thường đơn giản hơn một chút về mặt thủ tục nội bộ so với công ty cổ phần.
Có thể nộp hồ sơ thay đổi tên công ty online qua mạng được không?
Hoàn toàn có thể. Việc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đang được khuyến khích vì sự tiện lợi, nhanh chóng và giúp giảm tải cho cơ quan hành chính. Bạn sẽ cần có chữ ký số công cộng để thực hiện.
Cần làm gì khi hồ sơ đăng ký đổi tên công ty bị từ chối?
Khi hồ sơ bị từ chối, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo nêu rõ lý do. Các lý do phổ biến bao gồm: tên bị trùng/gây nhầm lẫn, hồ sơ thiếu giấy tờ, thông tin kê khai không chính xác. Bạn cần đọc kỹ thông báo, sửa đổi và bổ sung hồ sơ theo yêu cầu, sau đó nộp lại từ đầu.
Mẫu quyết định thay đổi tên công ty mới nhất ở đâu?
Bạn có thể tham khảo các mẫu văn bản, biểu mẫu trên các cổng thông tin pháp luật uy tín hoặc liên hệ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để có được mẫu chuẩn nhất, phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình và tuân thủ các quy định mới nhất của Luật Doanh nghiệp.
Việc thay đổi tên công ty không quá phức tạp nếu bạn nắm vững quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng. Hy vọng bài viết đã cung cấp một lộ trình rõ ràng, giúp bạn tự tin thực hiện thủ tục một cách suôn sẻ và hợp pháp. Việc tuân thủ đúng các bước không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn sau khi thay đổi.
Bạn cần hỗ trợ thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty trọn gói, nhanh chóng và chính xác? Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tại Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá dịch vụ tốt nhất!
Thông tin liên hệ Kỷ Nguyên Mới:
- Địa chỉ: 145/11/1C Thạnh Xuân 52, Thạnh Xuân, Quận 12, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0937.686.222
- Zalo: 0937.686.222
