Chúc mừng bạn đã nhận được giấy phép kinh doanh! Bước tiếp theo và quan trọng nhất chính là hoàn tất thủ tục kê khai thuế ban đầu. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng cho sự vận hành ổn định sau này. Bài viết này sẽ là kim chỉ nam, hướng dẫn chi tiết từ A-Z mọi thủ tục cần thiết trong năm 2025, từ việc mua chữ ký số, mở tài khoản ngân hàng, nộp tờ khai lệ phí môn bài đến việc đăng ký hóa đơn điện tử. Nắm vững quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ và tránh được những khoản phạt không đáng có.
Lộ trình 5 bước làm việc với cơ quan thuế cho doanh nghiệp mới thành lập 2025
Để quá trình đi vào hoạt động được thuận lợi, doanh nghiệp mới cần thực hiện một quy trình đăng ký thuế ban đầu một cách bài bản. Tại Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới, chúng tôi đã đúc kết lộ trình 5 bước cốt lõi mà mọi doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt ngay sau khi có mã số thuế.
Bước 1: Hoàn tất “bộ ba” thủ tục bắt buộc – Chữ ký số, Tài khoản ngân hàng và Treo biển hiệu
Đây là ba yêu cầu cơ bản nhưng tối quan trọng, là tiền đề để thực hiện các nghĩa vụ thuế điện tử.
- Mua Chữ ký số điện tử (Token): Trong thời đại số, chữ ký số là công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội. Bạn cần chọn nhà cung cấp uy tín được Bộ TT&TT cấp phép.
- Mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp phải mở tài khoản thanh toán tại một ngân hàng thương mại. Số tài khoản này sẽ được sử dụng để đăng ký nộp thuế điện tử và thực hiện các giao dịch trên 10 triệu đồng có hóa đơn GTGT để được khấu trừ thuế.
- Treo biển hiệu công ty: Việc treo biển tại trụ sở chính đã đăng ký là quy định bắt buộc. Biển hiệu cần có đủ các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Cơ quan thuế có thể kiểm tra đột xuất và xử phạt nếu doanh nghiệp không tuân thủ.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu – Danh mục giấy tờ cần thiết
Hồ sơ khai thuế ban đầu là cơ sở để cơ quan thuế quản lý và xác định các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Một bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm:
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc và Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán).
- Giấy đăng ký các hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn.
- Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
- Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tờ khai lệ phí môn bài.
- Tờ khai đăng ký phương pháp tính thuế GTGT.
Bước 3: Kê khai và nộp lệ phí môn bài 2025 – Lưu ý về chính sách miễn giảm và thời hạn
Lệ phí môn bài là khoản phí bắt buộc doanh nghiệp phải nộp hàng năm. Mức nộp phụ thuộc vào vốn điều lệ đăng ký:
- Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 VNĐ/năm.
- Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 VNĐ/năm.
- Chi nhánh, văn phòng đại diện: 1.000.000 VNĐ/năm.
Lưu ý quan trọng: Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) thành lập mới (kể cả hộ kinh doanh lên doanh nghiệp) sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên hoạt động. Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài là ngày 30/01 của năm sau năm thành lập.
Bước 4: Lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần lựa chọn một trong hai phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) và đăng ký với cơ quan thuế.
- Phương pháp khấu trừ: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và thực hiện đầy đủ sổ sách kế toán, hóa đơn. Doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Phương pháp trực tiếp: Áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu dưới 1 tỷ đồng hoặc các doanh nghiệp đặc thù (vàng bạc, đá quý).
Song song đó, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp theo quy định. Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử và làm thủ tục phát hành thông qua Cổng Thuế điện tử.
Bước 5: Đăng ký hình thức kế toán và phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
Doanh nghiệp phải đăng ký hình thức kế toán sẽ áp dụng (ví dụ: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ…) và phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (ví dụ: phương pháp đường thẳng). Việc đăng ký này giúp đảm bảo tính nhất quán trong việc ghi nhận và quản lý tài chính, là cơ sở để lập báo cáo tài chính cuối năm.
Hướng dẫn chi tiết quy trình kê khai và nộp thuế điện tử qua mạng A-Z
Thực hiện thủ tục kê khai thuế điện tử 2025 qua mạng đã trở thành tiêu chuẩn, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác. Dưới đây là quy trình chi tiết mà Kỷ Nguyên Mới hướng dẫn cho các khách hàng của mình.
Cài đặt và sử dụng phần mềm HTKK 2025 để lập tờ khai thuế
Phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) do Tổng cục Thuế phát hành là công cụ chính để tạo các tờ khai thuế.
- Tải và cài đặt: Truy cập trang web của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) để tải phiên bản HTKK mới nhất.
- Đăng ký thông tin doanh nghiệp: Nhập chính xác mã số thuế và các thông tin của doanh nghiệp vào phần mềm.
- Lập tờ khai: Chọn loại tờ khai cần lập (GTGT, TNDN, lệ phí môn bài…), điền các chỉ tiêu theo số liệu kế toán và kết xuất ra file định dạng XML.
Quy trình 4 bước nộp tờ khai XML qua Cổng Thuế điện tử (thuedientu.gdt.gov.vn)
Sau khi có file XML từ HTKK, bạn tiến hành nộp qua mạng theo các bước sau:
- Đăng nhập: Truy cập website
thuedientu.gdt.gov.vnvà đăng nhập bằng tài khoản MST của doanh nghiệp (định dạng: MST-ql). - Chọn “Nộp tờ khai XML”: Tại giao diện chính, chọn chức năng nộp tờ khai và tải file XML đã được kết xuất từ HTKK lên hệ thống.
- Ký điện tử: Cắm USB Token (chữ ký số) vào máy tính và thực hiện thao tác ký điện tử lên tờ khai.
- Nộp tờ khai: Sau khi ký thành công, nhấn “Nộp tờ khai” để hoàn tất. Hệ thống sẽ trả về thông báo xác nhận đã tiếp nhận.
Hướng dẫn đăng ký và nộp tiền thuế trực tuyến qua tài khoản ngân hàng
Để nộp thuế online, doanh nghiệp cần đăng ký dịch vụ này với ngân hàng nơi mở tài khoản và với cơ quan thuế. Sau khi đăng ký thành công, bạn có thể lập giấy nộp tiền trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử và ngân hàng sẽ tự động trích nợ để thanh toán nghĩa vụ thuế.
Cách tra cứu tờ khai thuế đã nộp và theo dõi thông báo từ cơ quan thuế
Một trong những kỹ năng quan trọng là khả năng kiểm tra lại nghĩa vụ của mình. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu tờ khai thuế đã nộp ngay trên cổng thuedientu.gdt.gov.vn. Chức năng này cho phép bạn xem lại lịch sử các tờ khai đã nộp, trạng thái xử lý (đã chấp nhận hay chưa) và các thông báo phản hồi từ cơ quan thuế, giúp bạn luôn chủ động trong việc quản lý và tuân thủ.
Nắm vững để tuân thủ: Thời hạn và các lỗi cần tránh khi kê khai thuế 2025
Tuân thủ đúng thời hạn nộp tờ khai thuế 2025 và tránh các sai sót không đáng có là chìa khóa để doanh nghiệp hoạt động ổn định, không bị gián đoạn bởi các quyết định xử phạt.
Lịch nộp các loại tờ khai thuế quan trọng: GTGT, TNDN, TNCN theo tháng, quý và năm
- Tờ khai theo tháng: Hạn chót là ngày 20 của tháng tiếp theo.
- Tờ khai theo quý (GTGT, TNCN): Hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo (ví dụ: Quý 1 hạn chót là 30/04).
- Quyết toán thuế TNDN và TNCN năm: Hạn chót là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm tài chính (thường là 31/03).
- Báo cáo tài chính năm: Phải nộp trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Những lỗi thường gặp khi kê khai thuế điện tử và cách khắc phục nhanh chóng
- Nộp chậm tờ khai: Lỗi phổ biến nhất. Cách khắc phục duy nhất là tuân thủ lịch nộp thuế.
- Sai định dạng tờ khai: Luôn sử dụng phiên bản HTKK mới nhất để tránh lỗi định dạng không tương thích.
- Chữ ký số hết hạn hoặc không hợp lệ: Kiểm tra thời hạn của chữ ký số thường xuyên.
- Kê khai sai chỉ tiêu: Cần rà soát kỹ số liệu trước khi kết xuất và nộp. Nếu phát hiện sai sót sau khi đã nộp, cần làm kê khai bổ sung tờ khai thuế.
Cảnh báo: Các mức xử phạt vi phạm hành chính về thuế doanh nghiệp cần biết
Việc chậm nộp tờ khai hoặc có sai sót có thể dẫn đến các mức phạt không nhỏ, được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt có thể từ cảnh cáo, phạt tiền vài triệu đồng cho đến hàng chục triệu đồng và bị tính tiền chậm nộp 0.03%/ngày trên số tiền thuế nợ. Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp, Kỷ Nguyên Mới nhấn mạnh rằng việc tuân thủ đúng ngay từ đầu luôn là giải pháp tiết kiệm và an toàn nhất.
Việc hoàn thành đúng và đủ các thủ tục kê khai thuế ban đầu là nền tảng pháp lý vững chắc cho mọi doanh nghiệp. Bằng cách tuân thủ lộ trình các bước đã nêu, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến thực hiện kê khai điện tử và nắm rõ thời hạn, doanh nghiệp của bạn sẽ tự tin đi vào hoạt động, tối ưu hóa việc tuân thủ pháp luật thuế và tập trung hoàn toàn vào việc phát triển kinh doanh trong năm 2025.
Bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần một đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ? Liên hệ ngay với Công Ty TNHH DV Phát Triển Doanh Nghiệp Kỷ Nguyên Mới để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ kế toán thuế trọn gói, đảm bảo tuân thủ và hiệu quả!
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 145/11/1C Thạnh Xuân 52, Thạnh Xuân, Quận 12, Hồ Chí Minh
- Hotline: 0937.686.222
- Zalo: 0937.686.222
